Préparer l’assemblée générale : Le rôle du syndic de copropriété
Les décisions concernant la copropriété sont prises en assemblée générale de copropriétaires. Convocation, ordre du jour et fonctionnement des assemblées générales. Comment s’y retrouver ? Quelles sont les différentes étapes d’une assemblée générale ? Pas de panique, votre Syndic de copropriété est là pour vous aider… Mais encore faut-il choisir le meilleur !
ELYOTT IMMOBILIER vous donne les clés !
Qu’est-ce qu’une assemblée générale ?
Seul moment où l’ensemble des copropriétaires est réuni pour prendre des décisions concernant le fonctionnement futur de leur copropriété, l’assemblée générale est un rendez-vous clé. Elle comprend beaucoup de travail en amont de la part du conseil syndical. L’article 7 du décret du 17 mars 1967 impose la tenue, au moins une fois par an, d’une assemblée générale des copropriétaires. Un règlement de copropriété stipulant que l’assemblée devra est tenue tous les deux ans n’aura aucun impact. La clause sera réputée non écrite. Avant de donner rendez-vous aux copropriétaires pour la tenue de la fameuse assemblée, le conseil syndical a trois missions bien précises à accomplir. Il a, en outre, à rendre compte des missions qui lui incombent.
Bien définir l’ordre du jour
L’ordre du jour est établi conjointement par le syndic et le conseil syndical, d’où l’intérêt . Comme l’assemblée ne peut se déterminer que sur des questions qui ont été inscrites à l’ordre du jour, il faut veiller à ne rien oublier, de la gestion courante aux éventuels travaux en passant par les litiges, tels que le recouvrement d’impayés, par exemple. L’ordre du jour doit être rédigé de manière claire et précise, afin de permettre un vote “pour” ou “contre”.
Élaborer clairement le budget prévisionnel
Préparé et établi par le syndic, le budget prévisionnel doit être voté chaque année, pour chaque exercice comptable précédent. La 13ème recommandation de l’ancienne Commission relative à la copropriété, préconise que le conseil syndical soit associé à sa préparation. Une préconisation rendue obligatoire par la loi ALUR qui précise désormais que le syndic doit établir le budget prévisionnel «en concertation avec le conseil syndical».
Le règlement de copropriété ne peut contrevenir à cette règle impérative. Le contenu du budget prévisionnel, sa périodicité et sa force exécutoire sont déterminés par la loi de 1965. Le budget de l’année en cours est régulièrement réajusté, selon les événements subis par la copropriété. Mais il reste nécessaire d’élaborer le budget prévisionnel de la manière la plus précise et juste. Un appel de fonds trop faible ou trop important n’aura pas d’intérêt. Dans le premier cas, la copropriété aura des difficultés à fonctionner en cas de gros travaux imprévus. Dans le second cas, cela pèsera sur le budget des copropriétaires.
Renégocier le contrat de syndic de copropriété
Au cas où l’assemblée générale est appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic, celle-ci est précédée d’une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat de syndic, effectuée par le conseil syndical. En réalité, la possibilité de produire plusieurs projets de contrats de syndic au moment de la convocation de l’assemblée générale était déjà prévue dans les textes, mais leur mise en concurrence était pratiquement inexistante en pratique.
Le conseil syndical a un rôle important dans la sélection du futur syndic. Il doit recenser les candidats, demander des devis, analyser les offres reçues, les comparer, négocier les contrats… Cela exige une implication sans faille des conseillers syndicaux. Renégocier le contrat de syndic avec le syndic n’est pas toujours chose aisée. Il arrive que les échanges fusent, que le ton monte.
Renouveler le contrat avec votre Syndic
Avant de renouveler ce contrat, je conseille aux conseillers syndicaux de s’entretenir avec les copropriétaires. Et ce afin d’identifier précisément les besoins de la copropriété. On ne choisira pas le même syndic selon que l’immeuble est neuf ou ancien par exemple. En cas d’absence de mise en concurrence, la loi ne prévoit aucune sanction. La validité de la résolution désignant le syndic ne peut pas être remise en cause.
La jurisprudence contrôle régulièrement si les copropriétaires ont pu se prononcer en toute connaissance de cause. Il faut donc vérifier si les informations nécessaires ont été portées à leur connaissance. A savoir : le copropriétaire peut proposer un projet de contrat de syndic au vote de l’assemblée générale sans passer par le conseil syndical. Il lui faudra juste veiller au calendrier et envoyer ce projet au syndic avant qu’il n’ait envoyé aux copropriétaires les convocations à l’assemblée générale.
Les missions générales du conseil syndical
A chaque assemblée générale, le conseil syndical doit rendre compte des missions qui lui incombent, à savoir :
> Le contrôle de la gestion du syndic.- Il peut ainsi consulter et faire des copies de tout document relatif à la gestion et l’administration de la copropriété ou intéressant le syndicat de copropriétaires (lettres, registres, mails, dossiers…).
> L’assistance du syndic dans ses missions.- Le conseil syndical a en charge la mise en concurrence obligatoire des marchés et contrats dont le prix excède le montant défini en assemblée générale.
> Les avis et consultations demandés par le syndic.- Pour tout projet de contrat de syndic ou toute question relative au syndicat, le conseil syndical peut donner son avis ou être consulté par le syndic.
Être élu au conseil syndical
Composé de membres élus par l’assemblée générale des copropriétaires, le conseil syndical coordonne les relations entre les copropriétaires et le syndic. Il assure une mission d’assistance et de contrôle de celui-ci. Pour devenir membre du conseil syndical, la loi stipule plusieurs statuts : propriétaire dans l’immeuble en question, marié ou pacsé avec un copropriétaire. Sont compris également les statuts de représentant légal d’un copropriétaire, usufruitier, accédant ou acquéreur à terme. Le syndic et son entourage familial ou professionnel ne peuvent devenir membres du conseil syndical. Sauf, bien évidemment, s’il s’agit d’un syndic fonctionnant sous la forme d’une coopérative. Les membres du conseil syndical restent à la majorité de l’article 25 ou celle de l’article 24 pour un mandat de 3 ans renouvelable. Pour plus d’informations, c’est ici que ça se passe !
Choisir le bon Syndic
ELYOTT IMMOBILIER, de part son expérience dans le métier et ses agents qualifiés, vous offre son expertise et ses conseils en tant que Syndic.
Réaliser l’état des lieux, élaborer un budget prévisionnel juste… Gérer les suggestions de chacun, travailler en symbiose avec le conseil syndical… L’adaptation et l’écoute sont deux points-clé de notre profession. Il nous est impossible de satisfaire entièrement nos clients sans eux. Autant de missions que votre syndic de copropriété doit assurer. C’est la raison pour laquelle nos agents se tiennent à votre disposition.
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