Mise à jour du 11 mai 2020

Chères clientes, chères clients

Depuis ce matin, lundi 11 mai 2020, les mesures de confinements ont été officiellement levées par le gouvernement.

Néanmoins, la situation reste exceptionnelle et la menace du COVID-19 n’a pas pour autant disparu. La santé de toutes et tous doit donc rester notre priorité. Beaucoup de questions restent, à ce jour, sans réponses précises de la part des autorités. Pour autant, de nombreux points peuvent d’ores et déjà être éclaircis.

En ce sens, nous avons mis en place plusieurs mesures que nous vous communiquons ici.

Ouverture de nos agences :

Partout où cela est possible, selon les directives gouvernementales et préfectorales, nos équipes seront heureuses de pouvoir vous recevoir de nouveaux en agence. Bien entendu, vos contacts habituels restent joignables par téléphone ou par mail.

Toutefois, pour la sécurité et la préservation de chacun, l’accueil se fera uniquement sur rendez-vous. Ces rendez-vous devront se faire dans le plus strict respects des gestes barrières et des mesures de distanciation sociale énoncées par le gouvernement :

• Port d’un masque obligatoire
• Si possible, port de gants jetables
• Utilisation de gel hydroalcoolique,
• Limitation stricte du nombre de personnes présentes à l’intérieur des locaux et par rendez-vous
• Respect obligatoire des distances recommandées.
• Afin de limiter les contacts physiques directs, vous devrez être munis des petites fournitures habituellement nécessaires : stylos, papier, etc.
• L’échange de documents devra être limité au maximum. Privilégiez l’envoi par mail.

Echanges entre le syndic et les copropriétaires :

Là encore la préservation de la santé de tous doit primer. Ces échanges pourront donc se poursuivre à par mail, téléphone ou visioconférence. Préparations et tenue d’Assemblées Générales, réunions de Conseils Syndicaux, de vérification des comptes, de préparation et de planification de travaux, de travail avec avocats, architectes… Les outils que nos collaborateurs utilisent leur permettent de poursuivre sans problème ce travail de collaboration régulière à distance avec les copropriétaires, notamment avec les membres des Conseils Syndicaux.

Interventions et travaux dans les copropriétés :

Sur ce point, de nombreuses interrogations subsistent. Nous ne manquerons pas de vous informer plus précisément dès que possible.

Si la continuité de certaines prestations a été assurée pendant le confinement (par exemple : nettoyage des parties communes, interventions suite à des fuites de gaz ou d’eau, sortie des poubelles…), certaines avaient du être suspendues.

D’une manière générale, dès aujourd’hui, les interventions dans la copropriété de prestataires externes pourront de nouveau avoir lieu (entretien, visite de contrôle et de sécurité, désinfection, etc.).

 Ceci en tenant compte, bien-sûr, de la disponibilité de ces prestataires pour qui la demande va être extrêmement pressante pendant les jours qui suivront le déconfinement.

Dans tous les cas, ces interventions devront se faire dans le plus strict respect des gestes barrières et des mesures de distanciation sociale énoncées par le gouvernement.

Prolongation des mandats du Syndic et du Conseil Syndical

Comme nous vous l’avions énoncé dans nos précédentes communications, une ordonnance publiée le 22 avril 2020 est venue modifier et préciser l’ordonnance précédemment en vigueur au sujet des mandats dans les copropriétés.

Désormais, les mandats concernés par le renouvellement automatique sont ceux arrivés à échéance entre le 12 mars 2020 et la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire augmentée de deux mois, soit le 24 juillet 2020.

Ces mandats sont renouvelés jusqu’à la prochaine assemblée générale des copropriétaires, qui devra se tenir au plus tard huit mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire, soit le 24 janvier 2021. Les mêmes dispositions s’appliquent aux mandats de conseillers syndicaux arrivés à échéance entre le 12 mars 2020 et le 24 juillet 2020 : ils sont également prolongés, au maximum jusqu’au 24 janvier 2021.

Si la période d’état d’urgence sanitaire, dont la cessation est actuellement fixée au 24 mai 2020, venait à être prolongée, les échéances du 24 juillet 2020 et du 24 janvier 2021 seraient repoussées de la même durée.

Nous continuerons, malgré ces circonstances très contraignantes et comme nous l’avons fait sans relâche depuis le début de l’état d’urgence sanitaire, à œuvrer pour prendre soin de votre copropriété et vous assurer d’une vraie qualité de service.

Nous formulons le souhait, en cette période toujours difficile, que votre santé ainsi que celle de vos proches a été préservée et continuera de l’être.

Cordialement et sincèrement vôtres,

Mona DAL CANTO – Directrice Générale Associée

Mise à jour du 14 avril 2020

Madame, Monsieur

Au lendemain de l’annonce faite par le Président de la République de prolonger l’état d’urgence sanitaire et de confinement jusqu’au lundi 11 mai 2020, nos équipes sont plus que jamais mobilisées.

Mobilisées tout d’abord au quotidien.

En télétravail, pour continuer, comme depuis le tout début de cette crise, à assurer le bon fonctionnement de nos services : gestion, comptabilité, juridique, administratif, locatif.

Par téléphone ou par mail, pour assurer la prise en charge des problèmes urgents s’ils se présentent, pour continuer à gérer au mieux les affaires courantes. Pour faciliter vos démarches, avec par exemple la possibilité de régler vos charges en ligne depuis votre extranet. Pour nous tenir informé des décisions administratives et légales prises par les autorités concernant nos métiers et nos services, afin d’y être parfaitement conformes. Mais surtout pour garder le contact, répondre à vos questions, échanger avec vous dans ces moments difficiles où cela est plus que nécessaire.

Mobilisées pour constater également, par les nombreuses remontées dont elles disposent, que cette crise révèle très souvent au sein des copropriétés de formidables élans d’humanité. Nous sommes témoins de très nombreux exemples, un peu partout, où des voisins ont mis en place des solutions d’entraide pour les personnes les plus fragiles de leur voisinage proche. Quelques courses de première nécessité pour celles et ceux qui ne peuvent se déplacer. Des démarches administratives que l’on aide à remplir. Du courrier que l’on va déposer ou relever. Des nouvelles que l’on prend, quelques mots que l’on échange pour réconforter, pour atténuer la solitude, pour rassurer… Autant de petites initiatives simples, mais tellement essentielles.

Mobilisées ensuite pour assurer l’après. Car si la sortie de confinement se dessine à échéance d’un mois, il va de soi que le retour complet à la normal ne pourra intervenir que beaucoup plus tard.

Nous travaillons d’ores et déjà à établir des protocoles et des règles d’accueil stricts, afin que les consignes sanitaires barrières soient toujours respectées pour protéger nos clients et nos collaborateurs.

Nous sommes également en train de mettre en place des moyens techniques plus évolués. Avec notamment un système de visioconférences sécurisées qui, contrairement aux solutions grands publics trop dangereuses comme Skype, Hangout ou Zoom, préservent complètement la confidentialité des échanges et des données, conformément au RGPD. De même, nous travaillons à améliorer encore nos process internes, toujours dans le but d’améliorer notre qualité de service.

Nous sommes résolus d’aller toujours de l’avant, avec vous et pour vous.

Nous sommes intimement convaincus que cette crise grave qui nous touche toutes et tous si durement, économiquement, socialement et humainement, doit nous amener à l’avenir à des solutions humaines et techniques qui permettront, entre vous et nous, toujours plus de contacts, plus d’échanges, plus de fluidité et plus de compréhension mutuelle..

Nous formulons enfin ici le souhait profond que vous et vos proches puissiez préserver votre santé, vous porter au mieux, et que vos lendemains puissent s’illuminer de jours meilleurs.

Respectueusement et sincèrement vôtre,

Mona DAL CANTO – Directrice Générale Associée

Mise à jour du  26 mars 2020

L’arrêté du 15 mars 2020 relatif à la lutte contre la propagation du Covid-19 interdit l’accueil du public dans les salles de réunion ou de conférence jusqu’au 15 avril 2020. Dans un contexte où les rassemblements sont interdits et les déplacements réduits à l’essentiel, les copropriétés sont contraintes d’annuler les assemblées générales déjà convoquées.

L’assemblée générale est un événement majeur dans la vie d’une copropriété. Le syndicat des copropriétaires a en effet l’obligation de se réunir au moins une fois par an pour élire le syndic et le conseil syndical mais également pour procéder à des actes d’administration (souscription de contrats, vote de travaux etc.) ou de disposition (acquisition ou cession d’une partie commune). En l’absence d’assemblée générale, il existe donc un risque de blocage important, les copropriétés n’étant pas en mesure d’approuver les comptes de l’exercice ou d’élire un syndic. Ce dernier joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement des copropriétés en ce qu’il représente les propriétaires, administre les parties communes et gère les travaux. Sa désignation a par ailleurs été rendue obligatoire par la loi du 10 juillet 1965, puis maintenue dans la loi ALUR du 24 mars 2014.

Pour éviter la paralysie des copropriétés, le gouvernement a annoncé le 18 mars 2020 que les contrats des syndics arrivant à terme seraient prolongés jusqu’au moment où la tenue d’une assemblée serait de nouveau possible. Cette mesure sera rétroactive et prendra en compte les assemblées n’ayant pu se tenir depuis le début du mois de mars. Le ministère du Logement a ajouté qu’une date butoir serait fixée concernant la tenue des assemblées générales, laissant aux copropriétés plusieurs mois pour s’organiser.

Le projet de loi d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19, adopté par le Parlement le 22 mars 2020, vise par ailleurs spécifiquement les copropriétés. Le gouvernement prendra prochainement par ordonnance des mesures « adaptant le droit de la copropriété des immeubles bâtis pour tenir compte, notamment pour la désignation des syndics, de l’impossibilité ou des difficultés de réunion des assemblées générales de copropriétaires ». L’objectif de ces mesures à venir est sans nul doute d’assurer le bon fonctionnement financier des copropriétés en veillant à ce que les appels de charges soient délivrés aux copropriétaires et à ce que les factures des entreprises prestataires soient payées.

Le report des assemblées générales aurait néanmoins pu être évité par la participation par visioconférence ou audioconférence, autorisée par la loi ELAN du 23 novembre 2018 et le décret du 27 juin 2019. Les copropriétés ne sont cependant pas nécessairement équipées des outils digitaux adéquats. Quant au vote par correspondance, également institué par la loi Elan, il est en attente du décret précisant son mode de fonctionnement et reste donc encore inapplicable.

Respectueusement vôtre

Mona DAL CANTO – Directrice Générale Associée

Mise à jour du mardi 17 mars 2020

Madame, Monsieur

Comme l’on pouvait s’y attendre, les mesures de confinement annoncées hier, 16 mars 2020, par le Président de la République et le Gouvernement, nous imposent d’annuler et de reporter sine die toutes les Assemblées Générales.

C’est en conscience que nous appliquons cette disposition. Chacun comprendra qu’elle participe de la préservation de la santé de chacun. Nous appelons donc l’ensemble des résidents des copropriétés dont nous avons la charge à respecter avec civisme et citoyenneté toutes les mesures édictées par les autorités ( https://www.gouvernement.fr/info-coronavirus )

Nous tenons également à vous rappeler que, si l’accueil physique de nos clients dans nos cabinets est évidemment toujours suspendu, les mesures de mise en télétravail qui ont été mises en place dès la fin de la semaine dernière nous permettent d’assurer la continuité de l’activité de nos services.

Nos collaborateurs ont reçu pour consigne de maintenir, autant que faire se peut, des contacts mails et téléphoniques avec l’ensemble de nos clients, et particulièrement avec les Présidents des Conseils Syndicaux avec lesquels notre culture d’entreprise nous a toujours amener à travailler en étroite coordination.

Nous formulons enfin ici le souhait que ces mesures sans précédent ne s’installeront pas dans la durée et sauront permettre de préserver au maximum la santé du plus grand nombre.

Respectueusement vôtre,

Mona DAL CANTO – Directrice Générale Associée

Mise à jour du lundi 16 mars 2020

Madame, Monsieur

Suite à notre précédente communication, et toujours dans le cadre des mesures de restrictions imposées par le gouvernement et les autorités préfectorales en regard de la crise du COVID-19, nos cabinets ont mis en place depuis le 13 mars 2020 des solutions de télé-travail permettant de ne pas interrompre les tâches essentielles de nos services.

Dès aujourd’hui, et afin de ne pas saturer nos standards téléphoniques, nous privilégions avec nos clients les contacts par courriers électroniques.

Nous vous invitons donc dès à présent à ne plus contacter nos collaborateurs que via leur adresses électroniques directes ou, d’une manière plus générale, à contacter nos cabinet via la page de contact de notre site internet.

Par ailleurs, les annonces concernant les mesures prises par nos cabinets en regard de cette crise seront accessibles dans les toutes prochaines heures via notre site internet : [mettre ici l’adresse internet. Ex : cogefimfouque.fr]

Soyez ici assurés, Madame, Monsieur, que malgré les difficultés inhérentes à cette situation exceptionnelle, nos équipes ont à cœur de maintenir au mieux notre qualité de service.

Respectueusement vôtre,

Mona DAL CANTO – Directrice Générale Associée

Mise à jour du vendredi 13 mars 2020

Madame, Monsieur

Les dernières évolutions de situation concernant la propagation épidémique du virus COVID-19 (Coronavirus) ont amené le gouvernement, sur ordre du Président de la République, à étendre le champ des mesures restrictives, dès lundi 16 mars 2020, notamment en ordonnant la fermeture des crèches, ainsi que des établissements d’accueil péri-scolaires, scolaires et universitaires. De fait, les entreprises publiques et privées sont également fortement impactées dans leur fonctionnement quotidien.

A ce titre, et dans le cadre des consignes gouvernementales de prévention des risques, nous sommes aujourd’hui dans l’obligation de mettre en place des mesures préventives strictes. Ces dispositions visent à limiter autant que faire se peut les échanges et contacts directs, en encadrant formellement les conditions de travail de nos salariés, ainsi que les conditions d’accueil et de réunion auprès de nos clients.

Elles s’articulent comme suit, à compter du vendredi 13 mars 2020 et sine die jusqu’à la levée des consignes de restriction gouvernementales :

• Nos locaux seront totalement fermés au public.
• Les échanges et communication seront exclusivement assurés par mail et téléphone.
• Les dispositions d’accueil téléphonique sont d’ores et déjà renforcée pour tous nos services.
• Des mesures ont été prises en interne, pour toutes nos agences, afin que nos collaborateurs puissent pleinement assurer en télétravail la continuité de notre activité. L’ensemble de nos services continueront ainsi de fonctionner de manière quasi normale.
• Les visites techniques des copropriétés sont suspendues et reportées.
• Les réunions avec les Conseils Syndicaux des copropriétés devront être reportées ou, dans la mesure du possible, dématérialisées via des moyens de télétransmission (téléphone, audioconférence, visioconférence).
• Les Assemblées Générales sont susceptibles d’être reportées. Nous attendons sur ce sujet une réponse précise des autorités, une décision devant intervenir au plus tard le mercredi 18 mars 2020.
• Nos collaborateurs (gardiens, concierges, intervenants divers) affectés directement aux copropriétés ont été invités à des mesures strictes de confinement.
• Les Présidents des Conseils Syndicaux des copropriétés gérées par notre cabinet seront personnellement prévenus par téléphone, dans les prochaines heures, de l’ensemble de ces mesures et seront invités à les relayer auprès de l’ensemble des résidents.
• Par ailleurs, il nous est demandé par les autorités de rappeler à nos clients les consignes sanitaires émises par le gouvernement. Celles-ci sont accessibles sur le site internet du gouvernement à l’adresse suivante : https://www.gouvernement.fr/info-coronavirus

Nous avons bien conscience, pour les subir de plein fouet, des multiples désagréments que ces restrictions imposées à tous sont amenées à engendrer auprès de chacun. Mais, dans une volonté aboutie de préservation de la santé de nos collaborateurs et nos clients, et sans céder en rien à une quelconque paranoïa, nous sommes résolus à appliquer ces dispositions dans le strict respect des directives des autorités gouvernementales et préfectorales.

Sauf aggravation brutale de la situation sanitaire, ces mesures de prévention n’ont pas vocation à s’installer dans la durée. Toutefois, vous comprendrez bien que, comme tous les autres acteurs économiques, nous sommes soumis aux informations et consignes dispensées par les autorités compétentes et ne pouvons ici en envisager la date de levée.

Soyez enfin ici assurés par la présente, Madame, Monsieur, que nous mettons d’ores et déjà en œuvre toutes les dispositions humaines, matérielles, logistiques et techniques pour favoriser au mieux la continuité du service auprès de nos clients.

Respectueusement vôtre

Mona DAL CANTO – Directrice Générale Associée